TIETOSUOJASELOSTE EU:n yleinen tietosuoja-asetus (2016/679)

Seloste henkilötietojen käsittelystä ja informointi rekisteröidyn oikeuksista

  1. Rekisterien pitäjät
    Toimivax Oy / Liminka
    Kedonperäntie 15 B, 91900 Liminka
    info@toimivax.fi
    0400-680956

    Toimivax Oy / Raahe
    Kauppakatu 42, 92100 Raahe
    info@toimivax.fi
    0400-680956
  1. Rekisteriasioista vastaava henkilö ja yhteyshenkilö
    Heli Ojamaa, toimintaterapeutti, yrittäjä
    p. 0400-680956
  1. Rekisterin nimi
    Toimivax Oy:n asiakasrekisteri.
  1. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus/rekisterin ja osarekisterin käyttötarkoitus
    Asiakkaan tutkimuksen ja hoidon järjestäminen ja toteuttaminen sekä terapiapalvelujen laskutus. Henkilötietojen käsittely on tarkoitettu asiakassuhteeseen. Yrityksellä on käytössä Diarium-ohjelma.
  1. Rekisterin tietosisältö
    Asiakkaan yksilöinti- ja yhteystiedot -nimi, henkilötunnus, osoite, puhelinnumero, yhdyshenkilö/lähiomainen, terapiasopimuksessa/suunnitelmassa yksilöidyt tiedot, terapiamuistiinpanot.
    Laskutusosoite, potilaan nimi, henkilötunnus, maksusitoumuksen numero, terapioiden käyntikerrat ja päivämäärät.
    Tietojen julkisuus ja salassa pidettävyys: rekisterin tiedot ovat salassa pidettäviä
    Keskeiset lait: EU:n yleinen tietosuoja-asetus (2016/679) Terveydenhuoltolaki (1326/2010) Laki potilaan asemasta ja oikeuksista (785/1992) Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä (159/2007) STM:n asetus potilasasiakirjoista (298/2009) Laki terveydenhuollon ammattihenkilöistä (559/1994) Tietojen yhdistäminen muihin rekistereihin: ei yhdistetä
  1. Säännönmukaiset tietolähteet
    Asiakkaalta itseltään saadut tiedot.
    Asiakkaan suostumuksella asiakkaan omaisilta ja hoitavilta yksiköiltä, sekä Kelalta saatavat tiedot. Tutkimusten ja hoidon yhteydessä muodostuneet tiedot.

    Rekisterin tietosisältö- Yksilöintitiedot: Nimi, henkilötunnus, yhteystiedot, huoltajan/yhteyshenkilön tiedot-Muilta hoitavilta tahoilta asiakkaan suostumuksella saadut tiedot-Hoidon suunnittelu, toteutus ja arviointi-Terapiapalautteet, arviointitulokset, kuvamateriaalit-Ajanvaraustiedot-Laskutuksen tiedot-Tiedot potilatietojen luovutuksista.

  1. Säännönmukaiset tietojen luovutukset
    Henkilötiedot tallennetaan rekisteriin, jota ylläpitää Toimivax Oy. Henkilötiedot ovat salassa pidettäviä, henkilökunnalla on salassapitovelvollisuus. Tietoja luovutetaan vain lakiin perustuen tai luvallanne. Tietoja käsitellään vain hoitosuhteeseen liittyvinä. Jatkohoitotilanteessa asiakkaan potilasasiakirjoihin merkityllä suostumuksella voidaan luovuttaa tietoja potilaan yksilöimälle toiselle terveydenhuollon toimintayksikölle tai terveydenhuollon ammattihenkilölle. Asiakkaan kirjallisella suostumuksella tai nimenomaisen lainsäännöksen perusteella voidaan luovuttaa tietoja vakuutusyhtiölle. Tietojen säännönmukaiset luovutukset asiakasrekisteriin kuuluvien tietojen luovutusta säätelee laki potilaan asemasta ja oikeuksista 13 § Säännönmukaisesti luovutetaan tutkimuksen ja hoidon järjestämiseksi tarpeellisia tietoja lähettävälle taholle ja hoitavalle taholle.
    Muille tahoille tietoja voidaan luovuttaa asiakkaan kirjallisella suostumuksella tai viranomaiselle tämän esittäessä lainkohdan, johon luovutus perustuu.
  1. Rekisterin suojauksen periaatteet
    1. Manuaalinen aineisto
      Aineistot säilytetään lukitussa kaapissa, johon on pääsy vain terapeutilla itsellään. Hän valvoo aineistoa.
    2. Sähköisesti tallennetut tiedot
      Käsittelyssä käytettävät järjestelmä. Potilastietoja käsitellään pääasiassa sähköisessä muodossa. Ajanvaraustiedot, kirjaukset, palautteet ja laskutus, tehdään kaikki Diarium nimisellä ohjelmalla. Diariumiin tallennetaan myös skannattuina muilta tahoilta saadut tiedot, sekä mahdollinen kuvamateriaali. Kirjaukset siirretään Kantaan, jossa ne ovat potilaan luettavissa.
      Aineistot säilytetään terapeutin henkilökohtaisella tietokoneella, tabletilla tai erillisellä muistitikulla tai irtokovalevyllä. Laite ja/tai tietokoneaineisto on suojattu salasanalla ja suojattu ulkopuoliselta käytöltä. Muistitikkua ja irtokovalevyä säilytetään lukitussa tilassa manuaalisen aineiston kanssa. Tietoja ei ole muilla tietokoneilla
    3. Laskutustiedot osarekisterissä
      Toimivax Oy säilyttää laskutustiedot laskutukseen erikseen varatulla tietokoneella, jonka käyttö on suojattu salasanalla. Tietokone on suojattu ulkopuoliselta käytöltä ja sen käyttöä valvotaan.
    4. Laskutuslistat ja reittiliitteet
      Laskutuslistat ja reittiliitteet on suojattu salasanalla, paperiversiot säilytetään muun manuaalisen aineiston kanssa lukitussa tilassa.
  1. Tarkastusoikeus ja tarkastusoikeuden toteuttaminen
    Rekisteröidyn oikeudet: Tietojen tarkastusoikeus (15 artikla) Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat henkilötiedot.Oikeus tiedon oikaisemiseen (16 artikla) tai poistamiseen (17 artikla) Rekisteröidyllä on oikeus pyytää tietojensa oikaisemista tai poistamista.
    Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle (77 artikla) Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetun toimistoon, mikäli rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä on rikottu voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä.

    Kaikkiin asiakasrekistereihin ja osarekisteriin kirjattuihin henkilökohtaisiin tietoihin liittyy tarkastusoikeus. Tietoihin on oikeus tutustua ja saada itseään koskevat asiakastiedot kirjallisena.
    Pyyntö esitetään hoidon järjestämiseen, terapiasopimukseen ja hoitopalautteisiin ja muihin rekisteritietoihin liittyvissä kysymyksissä suoraan terapeutillenne tai Heli Ojamaalle, joka antaa tiedot tarkastettuaan asiakkaan henkilöllisyyden tai kysyjän lakiin perustuvan oikeuden pyytää tietoja. Tarkastuspyynnön toteuttamisessa suositellaan käytettäväksi tietosuojavaltuutetun toimiston internet -sivuilta saatavissa olevaa lomaketta

  1. Tiedon korjaaminen ja tiedon korjaamisen toteuttaminen
    Oikaisupyyntö tulee tehdä kirjallisesti. Pyynnössä pitää perustella ja yksilöidä tarkasti, mitä tietoa vaaditaan korjattavaksi, mikä on asiakkaan mielestä oikea tieto ja millä tavoin korjaus pyydetään tekemään. Tarkastuspyynnön toteuttamisessa suositellaan käytettäväksi tietosuojavaltuutetun toimiston internet -sivuilta saatavissa olevaa lomaketta. Henkilörekisteriin tallennetun henkilötiedon korjausvaatimus: Korjausvaatimus esitetään sille terapeutille, jonka ylläpitämää rekisteriä korjaus koskee tai Heli Ojamaalle.
  1. Muut mahdolliset oikeudet
    Henkilötiedot tallennetaan rekisteriin, jota ylläpitää Toimivax Oy ja terapeuttinne. Henkilötiedot ovat salassa pidettäviä ja niitä luovutetaan vain lakiin perustuen tai luvallanne. Tietoja käsitellään vain hoitosuhteeseen liittyvinä. Teillä on mahdollisuus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonne.